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【Wordとは違う】Googleドキュメントの8つのメニューからできること

公開日: : PC・スマホ

google ドキュメントのメニュー項目は

  1. ファイル
  2. 編集
  3. 表示
  4. 挿入
  5. 表示形式
  6. ツール
  7. アドオン
  8. ヘルプ

の8つの項目があります。

(動画では他に「表」というメニューがありますが2018年現在は「表」は単独では廃止されて「挿入」メニューの中で統一されています)

Googleドキュメントの8つのメニューからできることを見ていこう

1,ファイル

  • ファイルを共有
  • 新しいファイルを作成
  • ファイルの名前を変更
  • 同じデータの内容で新しくファイルをコピーして作成
  • 保存先のフォルダを移動
  • ファイルを削除
  • ファイル形式を選択して pdf などでダウンロード
  • インターネット上にデータを公開したり共同編集者にメールでファイルを送信
  • ファイルが作成された日時や最終更新日オーナーの情報なども確認できる

一つ一つ確認していくと知っているようで知らなかった機能はかなり多いことに驚かれると思います。今まで使ったことはない機能がたくさん見つかりました。このようにしてひとつひとつチェックをしていくとものすごく楽しいですよ 。

2,編集

  • 選択している文字や文章などに関連したデータを編集
  • 一つ前の状態に戻す操作をやり直す
  • 切り取り
  • コピー
  • 貼り付け
  • コピーしたものから書式をすべて取り除いた状態で貼り付ける書式なしで貼り付け

実際にはこういった機能はショートカットキーを使用して実行することとなります。google ドキュメントを操作していると書式がくっついてくることがあるのでそういう時にはこの書式なしで貼り付けがとても役立ちます

3,表示

今表示されているシートの見え方について操作することができます

  • 印刷レイアウト=実際に印刷した時と同じ表示に
  • モード=編集提案閲覧の3つのモードを選ぶことができるためそれぞれのモードの利点を生かして編集作業が可能
  • ルーラー表示・スペルチェック・画面の最大化なども可能

4,挿入

  • 画像
  • リンク
  • コメント
  • 注釈
  • 特殊文字
  • 区切り線
  • ヘッダーやフッターのにページ番号を挿入

などが可能です。

改ページは文章がページの途中までで終わっているとき新しいページから次を書き
始めたい時に役立つ。

個人的に便利だと考えているのが画像挿入ですね自分のパソコンはもちろんの事を Web からアップロードが非常に便利です。また Google ドライブの中の画像などもアップロードすることができるので画像挿入に関しては Google ドライブはほぼ最強だと思います 。

注意点としては図形描写を使ってしまうとその画像は外部に保存ができませんのでそこだけ気をつけてください。

5,表示形式

別の動画で解説

6,ツール

  • スペルチェック=特に英文を入力するときなどスペルミスがないかをチェック
  • 編集の提案を確認=すでに提案されている内容を一覧で確認することができる
  • データ探索=関連する情報や画像を webから検索しコンテンツとして追加
  • 定義=辞書を使用して単語の意味や類義語を検索
  • ドキュメントの概要=そのドキュメントがどのような構造になっているかを確認し
    編集
  • 文字数カウント=入力した文字数やページ数などの情報を確認(テキストを選択していれば選択範囲の文字数を数えてくれます)
  • 音声入力=音声でドキュメント内に直接入力することができます
  • キープメモ帳=google keepのメモ帳アプリケーションの中身を開いて自由にテキストを追加
  • ドキュメントを翻訳=入力されているデータを一気に多言語に変換して保存
  • スクリプトエディタ= google スクリプトを起動。ここにプログラムを記述して一部の作業を自動化することも可能
  • 設定や単語リスト=google ドキュメントでの自動変換を設定したり単語帳を追加

個人的に最もお世話になってるのがこの場所ですね

現在句読点を入力できないことだけを除いては Google 音声入力はほぼ最強です。

iPhone から Siri を使って入力したものをもリアルタイムにモニターに表示してくれますしパソコンに向かって話している限りではヘッドセットなども必要ありません

私は個人的には Google Keep でメモを作ってから Google ドキュメントに移して本文を書いていくことが多いですがその場合も以上にシームレスに完結します。スクリプトエディターでは JavaScript が使えます。現在これを使いたいがためだけに JavaScript を勉強しています。

 

7,アドオン

google ドキュメントに様々な機能を追加することができます。

欲しい機能があればここからじゃんじゃん追加してしまいましょう。これからさらにどんどん増えていきます。こういった拡張機能が追加できるというのも Google サービスの魅力度特徴ですね。もはやこの辺りに慣れてしまうと他のサービスは全く使えなくなってしまいますね。今も音声入力で書いているのですがほとんど変換ミスがなくリアルタイムすぎて本当に素晴らしいです。

8,ヘルプ

google ドキュメントのヘルプやキーボードショートカットを閲覧することができます。キーボードショートカットは一度に覚えるのはちょっと難しいですけれど頭の中に入れておくと非常に作業が効率化できます。特に覚えておいていただきたいのが音声入力のオンオフができるキーボードショートカットです。 Control + SHIFT + S で音声入力が切り替わります。逐一マウスを使ってクリックするのは非常に面倒なのでこういったものを是非覚えておいてください

まとめ

ということで動画を参考にした Google ドキュメントの中の9つのメニューの紹介でした。 こうして動画を見ると分かっていたけど使ってないのが結構あったことに驚きました。便利な機能も使ってないと宝の持ち腐れです。こうしたメニュー項目は定期的にチェックしていきたいものです。

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